今回は、「仕事が終わらない原因と対策を解説します」というテーマでお話しします。
この記事は、このような人に読んで欲しいです。
- 時間通りに仕事が終わらない人
- 効率よく仕事をしたい人
仕事が終わらないという悩みは、日本の社会人なら誰しも経験したことがあるのではないでしょうか・・・
もちろん、原因も様々です。
「仕事量が多いから」、「コミュニケーションがうまく取れないから」など人それでしょう。
この記事では、仕事が終わらない原因と対策をお話しします。
また、「仕事を早く終わらせるための心構え」や「職場に問題がある場合の対処法」も紹介しますので、最後まで読んでいただけると嬉しいです。
仕事が終わらない原因とその対策
まずは、仕事が終わらない原因と対策についてお話ししたいと思います。
仕事に優先順位をつけていない
まずは、仕事に優先順位をつけていないことが原因だと考えています。
最優先にすべき仕事を後回しにしたり、緊急ではない仕事を優先的に進めていると、納期に待ち合わないという問題が生じます。
そのため、仕事に優先順位をつけることは重要なのです。
仕事を4つに分類して、優先順位をつけよう
仕事を以下の４分類に分けると簡単に優先順位をつけることが出来ます。
- 緊急であり、重要である仕事
- 緊急ではあるが、重要ではない仕事
- 緊急ではないが、重要である仕事
- 緊急ではないし、重要でもない仕事
結論をいうと、「１から順に優先度の高い仕事」である。
つまり、１番優先度の高い仕事は、「緊急であり、重要である仕事」となる。
逆に、「緊急ではないし、重要でもない仕事」は、後回しにしても良いし、次第によってはやらなくても良い仕事なので、一番優先度が低い。
２番と３番の順序については、業種によって前後する場合がある。
基本的には、２番目に優先度の高い仕事が、「緊急であるが、重要ではない仕事」になる。
なぜかというと、仕事の優先順位は緊急度合の方がウェイトが高いので、優先順位は、２番の方が高い。
しかし、２番に関しては、重要ではないので、場合によっては、他人に任せても問題ない仕事になる。
また、３番に関しては、緊急ではないが、重要ではあるので、時間をかけても、自分で責任を持って遂行する必要がある。
やるべきことを整理していない
仕事が終わらない原因として、やるべきことが整理できていないことが挙げられます。
作業を行う前に、やるべきことを整理していないと、1つの仕事にかける時間や仕事の全量が把握できなくなります。
仕事を早く終わらせるためには、仕事の全量を把握して、そこから逆算して、どのくらいの時間配分で終わらせるのがベストかを考える必要があります。
TODOリストを作成しよう
仕事の全量を把握するためには、TODOリストを作成してみましょう。
できれば仕事が始まる前に、TODOリストを作成して、朝会などで上司にシェアするのも良いでしょう。
不安な仕事や難しい仕事があれば、上司に相談することをオススメします。
重要なことは、自分が1日どんな仕事をするのかを把握することです。
それさえ把握していれば、いくらでも対策できます。
他人に助けを求めていない
自分1人ではできないことを、他人の助けを求めずに、無理やり行うと、仕事が終わらなくなってしまいます。
仕事は、多くの場合、チームで行っていると思います。
1人のスケジュールが、遅れていることで、チーム全体に影響を与えてしまいます。
そのため、自分が難しい仕事に直面して困っている時は、他人に助けを求めることをオススメします。
普段からのコミュニケーションを大切にする
とは言え、普段からコミュニケーションをとっていない人に、助けを求めることは、困難だと思います。
また、困ったときだけ、助けを求めるというのも、都合が良い話です。
そのため、普段からコミュニケーションをとることで、助けを求めやすい人間関係を構築しておきましょう。
仕事を効率化させるツールを使っていない
最後に、ツールに頼らずに、仕事をしていると、仕事が終わるスピードが遅くなってしまうでしょう。
どうしても、人力では、スピードが限られてしまいます。
そのため、ツールを使うことで、仕事を効率よく進めることができます。
EXCELなら、関数を覚えよう
仕事では、EXCELを使う機会が多いと思います。
表計算や文字列の照合などを行うときに、主に活用しますよね。
計算や照合を行うときに、人力で計算するよりも、関数を使ってパソコンに動いてもらう方が、効率よく仕事を進められます。
合計：SUM（）
平均値：AVARAGE（）
文字列の比較：EXACT（）
文字列の照合：VLOOKUP（）
仕事を早く終わらせる心がけ
仕事が終わらない原因と対策をお話ししましたが、それだけでは、仕事を早く終わらせることは難しいでしょう。
仕事を終わらせるためには、2つの心がけを行う必要があります。
完璧を求めない
仕事を早く終わらせるためには、完璧を求めないことです。
どんな仕事にも納期が存在すると思います。
その納期に間に合わせることが、先決です。
仕事の質は、納期の次に考えることです。
逆に、どんなに完璧な仕事をしても、納期に間に合わなければ、「０点」の仕事になってしまいます。
そのため、完璧を求めるよりも、納期に間に合わせることを先に考えましょう。
納期から逆算して、質を求める
納期に間に合わせれば、質が悪くても良いのかと言えば、そうではありません。
限られた納期の中で、最良の仕事をすることを求められます。
そのため、納期から逆算して、自分にできる最大限の仕事をすることを意識しましょう。
仕事のキャパシティーを把握し、無理そうなら上司に相談
また、自分1人で仕事を完結させようとせずに、無理そうなら上司に相談することも考えましょう。
仕事を頑張ることはとても大切なことです。
しかし、1人で抱え込みすぎて、「納期まで間に合わない」や「仕事の質が低い」では、通用しません。
そのため、自分のキャパシティーを把握して、そのキャパシティーを超えそうな時は、上司に相談して、仕事を減らしてもらうようにしましょう。
職場に問題がある場合
そもそも仕事量が多いことや相談しづらい環境である場合、周りに期待するのは無駄です。
その時には、周りに変化を期待するのではなく、自分が変化しましょう。
プライベートの友達に相談する
まずは、プライベートの友達に相談すると良いでしょう。
そうすることで、怒りや不安か緩和されますし、客観的な意見をくれるので、とてもオススメです。
友達が「その職場は異常だ！！」と言った時は、「転職」を考える必要があります。
転職をする
他人に相談したくないし、他人のことを期待できないと思った時は、「転職」をしましょう。
他人を変えることなど、ほぼ無理でしょう。
なぜなら、歳を取ればとるほど、価値観が固まってしまうため、他人を変えることは難しいです。
それに、他人はあっさり自分の期待を裏切ってきます。
他人を期待するより、自分を変化させる方が、１００倍簡単で確実です。
そのため、職場を変えるよりも、転職することをオススメします。
