今回は、「レスポンスが早い人ほど仕事ができる理由」についてお話ししていきます。
この記事は、このような人に読んで欲しいです。
- 仕事のレスポンスが遅い人
- 仕事ができないと言われた人
その時は、「なんでレスポンス遅いだけで怒られなきゃいけないんだ？」と思いますよね。しかし、レスポンスが早いことで、得することがたくさんあるのも事実なのです。
そのため、みなさんには「レスポンスが早い人ほど仕事ができる理由」を説明していきます。
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目次
レスポンスが早い人ほど仕事ができる理由
レスポンスが早いほど仕事ができる理由についてお話ししていきます。
理由については、以下の通りです。
- 仕事が早い
- 成長する機会が多く与えられる
- 信頼が得られる
レスポンスを早めることによって、こんなにメリットがあったのです。それぞれ説明していきます。
仕事が早い
レスポンスが早いということは、頼まれた仕事に早く気付けるので、仕事も早く終わる傾向にあります。上司からしたら、頼んだ仕事をすぐに気づいてくれて、早く終わらせてくれるのは、とても嬉しいことです。
【レスポンスが早い人】：上司からメールで依頼がくる → すぐメールに気づく → 今日中に仕事を完了させる
【レスポンスが遅い人】：上司からメールで依頼がくる → 夕方メールに気づく → 翌日仕事に取り掛かる
極端な例ですが、レスポンスの違いで、仕事の早さが全く変わってきます。
こまめにメールのチェックして、上司からのメールにいち早く気づくことが重要ですね。
成長する機会が多く与えられる
レスポンスが早い人は、たくさん仕事を頼まれるので、成長する機会が多く与えられます。そして、成長する機会が多く与えられるため、仕事も早くなります。
自分が上司だったら、レスポンスが早い人に仕事を頼みたくなりますよね。特に忙しい時は、早く仕事をしてくれる人に頼みます。
もちろん、仕事を多く頼まれたくないという人もいますが、若手のうちは成長する機会に恵まれた方が後々楽できたりします。
そのため、レスポンスが早い人ほど、成長する機会に恵まれるため、仕事が早くなります。
信頼が得られる
レスポンスが早いと信頼が得られます。それは、上司に限った話ではなく、顧客にも該当します。電話対応やメールの返信など、レスポンスが早い人は上司や顧客から信頼を得られやすいです。
【レスポンスが早い人】：電話対応やメールの返信が早い → また仕事を頼みたい
【レスポンスが遅い人】：電話対応やメールの返信が遅い → もう仕事を頼みたくない
もちろん、仕事の質も大切ですが、いつ対応してくれるかわからない人には、仕事を依頼したくないですよね。
面倒な仕事を後回しにするのではなく、早く対応する姿勢が信頼につながるのです。
レスポンスを早める方法
レスポンスが早い人は、上司や顧客からの信頼を得られたり、成長の機会を多く与えられたり、メリットがたくさんありました。
実は、心がけ次第では、誰でもレスポンスを早めることができます。次に、レスポンスを早める方法について解説していきます。
具体的には、以下の方法が挙げられます。
- メールをこまめにチェックする
- 優先順位をつける
- 自ら行動する
メールをこまめにチェックする
メールをこまめにチェックすることでレスポンスを早めることができます。
多くの社会人がPCでメールのやり取りを行うと思います。社内だと、音での通知設定ができないので、こまめにメールボックスをチェックする必要がありますよね。
だいたい、1時間に一回チェックすれば、問題ないと思います。また、会議中はメールを確認することができない場合もあるので、自席に戻ったら、必ずメールボックスをチェックしてください。
- 1時間に１回メールボックスをチェックする。
- 会議や外出から帰ってきたら、必ずメールボックスをチェックする。
優先順位をつける
レスポンスを早めるためには、仕事に優先順位をつけることも大切です。
もし、一度に複数の仕事依頼が来たときに、一斉に対応することはできませんよね。そのときには、優先順位をつけて、1つずつ対応することがオススメです。
例えば、以下の3つの仕事を依頼されたとしましょう。
仕事１：期限が今日中・社外の仕事
仕事２：期限が来週中・社外の仕事
仕事３：期限が来週中・社内の庶務
その場合は、以下の優先順位で対応するべきです。
仕事１：期限が今日中・社外の仕事 → １番目に対応する。最重要であるため、すぐにレスポンスする。
仕事２：期限が来週中・社外の仕事 → ２番目に対応する。仕事１が終わり次第、レスポンスする。
仕事３：期限が来週中・社内の庶務 → ３番目に対応する。仕事２が長引きそうな場合、期限の延長をお願いする。
緊急度と重要度を考慮して、順番にレスポンスすることが大切です。
自ら行動する
そして、自ら行動することで、よりレスポンスを早めることができます。
つまり、仕事依頼が来る前に、自ら行動して、仕事をもらうことが最速となります。もちろん、余裕がある時で大丈夫なので、積極的に上司から緊急の仕事がないか聞くと良いでしょう。
上司もお忙しいと思います。メールを打つ前に、口頭で伝えられたら、楽ですよね。もちろん、証跡を残すためにメールの依頼は必須ですが、緊急の場合はそうも言っていられません。
状況を見て、適切な判断を行いましょう。
早ければ良いわけではない
レスポンスが早いほど仕事ができると言いましたが、「早ければ良い」わけでもありません。早さだけにこだわってしまうと、取り返しのつかないミスを起こしてしまうので、注意しましょう。
じっくり考えることも必要です
レスポンスの早さを求めるが故に、思考停止して行動することが危険です。
仕事の依頼が来たら、以下のことを考えましょう。
- 優先順位をつける
- やるべきことを考える
- 注意すべきことを考える
早さとがむしゃらを履き違えてはいけません。以上のことをよく考えて行動しましょう。
相手を急かすと逆効果になる
仕事の依頼を早く受けることは、大切ですが、上司を急かすことはオススメしません。むしろ、悪い印象をもたれて、今後のキャリアに支障が出る恐れがあります。
上司が忙しそうな時は、緊急の用件ではない限りは、話しかけない方が無難です。もちろん、忙しそうかどうかはフィーリングによることなので、判断は難しいです。
上司が怒りっぽい人であれば、話しかけないのがベターかもしれませんね。
周りを見ることも大切です
自分の仕事ばかりしか見えていないのも、危険です。自分の仕事を早く終わらせようとすることは良いことです。しかし、チームメンバーが緊急な仕事を多く抱えている時は、手伝ってあげることをお勧めします。
もちろん、自分に余裕がある時で結構です。
仕事の優先順位をつける時は、自分の仕事だけでなく、チームメンバーのことを考慮してあげると、評価が爆上がりするでしょう。
レスポンスを早めて、デキる人になろう
いろいろ言ってきましたが、「レスポンスが早い人≒仕事ができる人」です。しかし、注意しなければいけない点もあることを覚えておいてください。
仕事のスピードは、あまり差がつきません。それよりもどれだけ早く仕事の依頼に気付けるかが重要になってきます。
空いた時間に「メールボックスのチェック」や「チームメンバーの様子を伺うこと」を忘れないでください！
