意味のない仕事をするべきではない理由と対応策【無駄な仕事をなくす】

意味のない仕事をなくす

今回は、「意味のない仕事をするべきではない理由」についてお話しします。

この記事は、このような人に読んで欲しいです。

  • 意味のない仕事で苦しんでいる
  • 今の仕事が役に立つか不安を感じている

若手に多いと思いますが、意味のない仕事で苦しんでいませんか?

資料整理や在庫管理など、正社員がやらなくても良いことをやらされて、困っている人は多いと思います。

結論を言うと、「意味のない仕事をするべきではない」です。正直、そんな仕事を続けていけても、社内の評価や市場価値は上がりません。

この記事では、意味のない仕事をするべきではない理由やその対応策までお話ししていきます。

意味のない仕事をするべきではない理由

まずは、意味のない仕事をするべきではない理由について説明します。

なくなっても問題ないから

単純になくなっても問題ないからです。作業時間だけかかってしまうので、意味のない仕事をするべきではないです。

こんな仕事が挙げられます。

  • 朝のスピーチ
  • あいさつ運動

なくなっても特に問題はない仕事です。

昔からの慣習というだけで続いていますが、作業時間に充てた方が生産性が上がりそうですよね。

自己成長につながらないから

自己成長につながらない仕事だと、モチベーション下がりますし、スキルアップもしないので、意味ありません。とはいえ、意味のない仕事でもやらなければいけないこともあります。

例えば、このような仕事が挙げられます。

  • 端末の在庫管理
  • 社員証の現物確認

確かに、社員の誰かがやらなければいけない仕事ではあります。でも、成長につながらないので、自分ではやりたくありませんよね。

意味のない仕事を振られた時の対応策

次に、意味のない仕事を振られた時の対応策について説明します。

対応策は以下の通りです。

  • 必要かどうかを上司と話し合う
  • 優先度を下げる

これらを実践すると、意味のない仕事が省けるので、オススメです。

必要かどうかを上司と話し合う

まずは、その仕事が本当に必要であるかどうかを上司と話し合いましょう。

意味のない仕事のほとんどが、昔からの慣習であったり、無駄な手続きだったりします。多くの人が無駄だと思いながらしょうがなくやっていますが、あなたは思考停止してはダメです。意味がないと判断したなら、必ず上司に相談しましょう。

相談する上で、話し合うポイントは2点あります。

・この仕事を省くことはできるのか?

・この仕事は何のためにやっているのか?

これだけです。

上司も忙しいと思うので、話し合うことはこの2つだけにしましょう。

この仕事を省くことはできるのか?

まずは、この仕事を省くことができるか話し合いましょう。

おそらく、今まで長い間行っている仕事なので、上司は「今のままこの仕事をやろう!」と言ってくるでしょう。

そうしたら、2つ目の議題をいうと良いでしょう。

この仕事は何のためにやっているのか?

今まで、意味のない仕事を思考停止してやっていましたが、もう一度仕事の目的を話し合ってみましょう。

本当に意味のある仕事は、必ず目的があります。また、昔は意味のある仕事だったが、技術が進歩してから意味がなくなった仕事もあるでしょう。そのため、仕事の目的を見直すことが重要です。

例えば、こんな仕事は意味がないので、改善する必要があるでしょう。

【社員名簿ファイルの二重管理】

社員が増減するたびに、管理ファイルを更新する必要がある。しかし、同じ内容のファイルが2つある場合は、同じ変更を別々のファイルに行わなければいけないので、無駄な仕事が生じてしまう。

同じ内容のファイルが2つ存在する意味について話し合う必要がある。

いつも行っているという理由で、何気なく行っている仕事でも意味があるかどうかを確かめる必要がありますよね。

優先度を下げる

もし、意味のない仕事を省こうと努力しても、上司の妨害に遭い、省くことができなかった場合は、優先度を下げるようにしましょう。

正直、意味のない仕事は、今すぐやる必要はありません。むしろ、やらなくてもバレないこともあります。

とにかく、今やらなければならない仕事を抱えている方であれば、意味のないと判断した仕事を後回しにすることをオススメします。

意味のない仕事の探し方

最後に意味のない仕事の探し方についてお話しします。

重要度と緊急度から考える

意味のない仕事の多くが、「重要度が低い」かつ「緊急度が低い」です。そのため、「重要度」と「緊急度」の2軸で考えると、意味のない仕事を洗い出せます。

具体的な方法は以下の通りです。

1.出社した直後に、TODOリストで1日の仕事を洗い出す。

2.仕事1つ1つに「重要度」と「緊急度」を評価する。(評価は高いか低いかの2択でOK)

3.「重要度が低い」かつ「緊急度が低い」仕事が「意味のない仕事」と判断する。

割と有効な方法なので、覚えておいて欲しいです。

しかし、重要度と緊急度が高いか低いかを判断するのが不安という方もいるでしょう。そのため、私がいつも使っている評価基準を紹介します。

重要度の評価

重要度が高い仕事かどうかを判断する基準は、業界によってバラバラですので、この記事では基本的なことをお話ししていきます。

重要度が高い仕事の特徴は以下の通りです。

【重要度が高い仕事】

  • 上司が念入りにチェックする仕事
  • 他社が関係する仕事

基本的に、他人が関係している仕事は重要度が高い傾向にあります。その他人が遠い関係であればあるほど、重要度は増します。

例えば、「上司との仕事」と「他社との仕事」を比較した場合は、「他社との仕事」の方が重要度が高いです。

また、上司が念入りにチェックする必要がある仕事は、重要な仕事が多いです。若手の頃は、1人で重要な仕事に就くことはあまりありません。就いたとしても、上司のチェックが入ります。なので、念入りにチェックしているかどうかは、重要であるかの基準になります。

逆に、重要ではない仕事の特徴は、「1人で完結する仕事」・「上司のチェックが入らない仕事」ということになります。

重要度を決める基準として、「他人が関わっているか」と「どれだけチェックが厳しいか」がカギとなります。

緊急度の評価

緊急度の評価は、意外と単純です。

緊急度が高い仕事の特徴は以下の通りです。

【緊急度が高い仕事】

  • 納期が近い仕事
  • 仕事量が多い割に、納期が短い仕事

まずは、「納期が近い仕事」です。明日に終わらせる必要がある仕事の場合は、今日やらなければいけません。簡単な仕事でも、納期が短い場合は、緊急度が高い仕事だと判断しても良いです。

また、「仕事量の割に納期が短い仕事」も緊急度が高いです。本来1ヶ月かかる仕事が納期3週間だった場合は、急いで仕事を行う必要があります。このように「3週間あるから大丈夫」ではなく、仕事量に応じて納期が長いのか短いのかも基準になってきます。

逆に、緊急度が低い仕事の特徴は、「納期が曖昧な仕事」・「仕事量の割に納期が長い仕事」などが挙げられます。

ポイントは、納期が長いかどうかではなく、仕事量に対して余裕があるかどうかも考える必要があるということです。

意味のない仕事をなくそう

意味のない仕事は、自分にとっても会社にとっても悪い影響を与えます。そのため、そのような仕事をなくすことをオススメします。

とはいえ、意味のない仕事をなくすことで、上司と仲が悪くなって、居心地が悪くなっては本末転倒です。

なので、無理のない程度で、意味のない仕事をなくすようにしてみてください。

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