【例文あり】転職メール（面接日程調整など）の返信マナーを徹底解説

今回は、「転職メールで重要な返信マナーを徹底解説」と言うテーマでお話ししていきます。

この記事は、このような人に読んで欲しいです。

面接の日程調整や内定辞退など、様々なケースでメールのやり取りが必要になります。

メールを送るタイミングや言い回しが、採用に影響を与える可能性があるのです。そのため、基本的なマナーやNGポイントを押さえておく必要があります。

この記事では、「転職メールの基本的なマナー」や「NGポイント」を紹介します。

転職メールの基本マナー

まずは、転職メールの基本マナーについて説明します。

なるべく早く返信する

メールに気づいたら、なるべく早く返信することが良いでしょう。

メールの返信が早いことで、得することはあっても損することはありません。実際に、返信が早いと採用担当者からの印象は良いです。

遅くても、24時間以内には返信するように心がけましょう。

また、返信する時間帯は、就業時間内に送信することがマナーとされています。

働きながら転職活動をしている方は、忙しくて転職メールが日中に送れない場合もあるでしょう。その場合は、翌日の午前中まで返信しておけば問題ありません。

件名には「用件や名前」を入れる

次に、件名について説明します。

件名は、最初に見る項目であり、「用件や名前」が簡潔に書かれていることが好ましいです。件名が曖昧であると、誰がどんな内容のメールを出したのか分からず、後回しにされてしまう恐れがあります。

また、メールの返信をする際に、「Re」の扱いに困ることがあるかもしれません。『Reは付けたまま返信する』ことが正しいです。Reを付けたままにしておくことで、返信メールであることがひと目でわかり、目に留まりやすくなります。

企業の採用担当者は、1日にたくさんのメールを処理しているので、件名で分かりやすく伝えると好印象を持たれますよ。

本文の基本的な構成

次に、本文の基本的な構成について説明します。

本文は、「宛先・挨拶・内容・締め・署名」の順に構成されています。

それぞれ解説していきます。

【注意点１】宛先

宛先の注意点は以下の通りです。

【注意点２】挨拶

書き出しは、「いつもお世話になっております。」と記載しましょう。

また、メールが初回の場合は、「お世話になります。〜〜（自分の名前）と申します。」と書きましょう。

そして、転職活動中は、現職の社名は記載する必要はありません。

選考途中の場合は、「貴社の中途採用に応募しました。〜〜です。」のように、選考フローに合わせて、挨拶を使い分けると良いでしょう。

【注意点３】内容

内容で注意するべきポイントは、以下の通りです。

【注意点４】締め

締めでは、「相手が忙しい中、対応してくれたことに感謝をする内容」を記載しましょう。

フォーマットでも使いましたが、「お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。」でOKです。

【注意点５】署名

署名では、「自分の名前」だけでなく、「電話番号やメールアドレス」なども記載しましょう。また、転職活動中は、現職の社名を記載する必要はありません。

ケース別メール例文｜転職メールの返信に役立てよう

転職活動中は、様々なケースでメールを返信することになります。

ケース別にメール例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整をするケース（担当者から候補日を提示されたパターン）

担当者から面接の候補日を提示されたときに、返信するメール例文を紹介します。

面接の日程調整をするケース（候補日をこちらから提示するパターン）

候補日をこちらから提示するときに、返信するメール例文を紹介します。

面接日程を変更するケース

次に、面接日程を変更する時に、返信するメール例文を紹介します。

また、面接日程の変更は、できる限り電話で連絡しましょう。もし、電話で連絡がつかない場合は、メールで日程変更の旨を伝えましょう。

面接後にお礼メールを送るケース

面接後にお礼したい時に、返信するメール例文を紹介します。

また、面接で話した内容を詳しく書くことで、採用担当者に良い印象を残せます。

メールで応募書類を添付して提出するケース

メールで応募書類を添付して提出するときに、返信するメール例文を紹介します。

また、メールを送る前に、ちゃんと添付されていることを確認しましょう。

面接を辞退するケース

面接を辞退するときに、返信するメール例文を紹介します。

また、辞退することを決めたら、なるべく早く辞退メールを送りましょう。

面接結果が遅いため、問い合わせをするケース

面接結果が遅いときに、返信するメール例文を紹介します。

内定を承諾するケース

内定を承諾するときに、返信するメール例文を紹介します。

転職メールでのNGポイント

最後に、採用担当者に悪い印象を与えてしまうNGポイントについて説明していきます。

現職のメールアドレスを使用する

転職活動をする際には、現職のメールアドレスを使用しないでください。

なぜなら、上司や会社に転職活動をバレてしまうリスクがあるからです。社内メールはセキュリティ上、メール内容を情報システム部などが管理している会社があります。

また、スマホのキャリアアドレス（@docomoや@i.softbank）もお勧めしません。添付ファイルや文字数に制限があるため、使用しない方が良いでしょう。

転職活動では、フリーアドレスを使用することをお勧めしています。

スマホやPCでも確認可能です。また、転職用に作成すれば、転職に関するメールが他のメールに紛れることも少ないです。

色文字や太文字を使用している

色文字や太文字を使用することで、重要なもじが強調できるという効果がありますが、転職メールでは逆効果です。

転職メールで色文字や太文字を使用していると、「ビジネスマナーが身についていない」と判断される恐れがあります。

転職メールでは、シンプルな書式を使用しましょう。

全く改行や段落分けがされていない

全く改行や段落分けがされていないと、読みにくい文章になってしまうため、採用担当者にネガティブな印象を与えてしまいます。

そのため、「改行は、基本的に１文ごとに、長い文章でも25文字前後」、「段落分けは内容が変わるとき」に行いましょう。

正しい敬語が使われていない

基本的なことですが、正しい敬語を使っていないと、採用担当者に悪い印象を与えます。

使う頻度が高く、間違いやすい敬語を紹介します。

転職メールの返信マナーで差をつけよう

転職活動では軽視されがちですが、採用担当者は返信マナーがちゃんとしているかを評価しています。

もちろん、面接や職務経歴よりは、ウェイトは低いですが、油断していると痛い目に遭います。

また、同じ企業を応募しているライバルもあまり返信マナーまで気が回っていないことが多いです。

そのため、転職メールの返信マナーでライバルと差をつけることができます。

転職メールを送る際は、是非この記事を参考にしてみてください。

また、転職エージェントの登録がお済みでない方は、以下の転職エージェントを利用してみてください。