【例文あり】転職メール(面接日程調整など)の返信マナーを徹底解説

今回は、「転職メールで重要な返信マナーを徹底解説」と言うテーマでお話ししていきます。

この記事は、このような人に読んで欲しいです。

・転職活動中の基本的な返信マナーを知りたい

・日程調整や内定辞退など、メールのマナーを教えて欲しい

転職活動中に苦労することの1つとして、「企業とのメールのやり取り」が挙げられます。

面接の日程調整や内定辞退など、様々なケースでメールのやり取りが必要になります。

メールを送るタイミングや言い回しが、採用に影響を与える可能性があるのです。そのため、基本的なマナーやNGポイントを押さえておく必要があります。

この記事では、「転職メールの基本的なマナー」や「NGポイント」を紹介します。

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転職メールの基本マナー

まずは、転職メールの基本マナーについて説明します。

転職メールの基本マナー
  • なるべく早く返信する
  • 件名には「用件や名前」を入れる
  • 本文の基本的な構成
それぞれ説明します。

なるべく早く返信する

メールに気づいたら、なるべく早く返信することが良いでしょう。

メールの返信が早いことで、得することはあっても損することはありません。実際に、返信が早いと採用担当者からの印象は良いです。

遅くても、24時間以内には返信するように心がけましょう。

また、返信する時間帯は、就業時間内に送信することがマナーとされています。

働きながら転職活動をしている方は、忙しくて転職メールが日中に送れない場合もあるでしょう。その場合は、翌日の午前中まで返信しておけば問題ありません。

件名には「用件や名前」を入れる

次に、件名について説明します。

件名は、最初に見る項目であり、「用件や名前」が簡潔に書かれていることが好ましいです。件名が曖昧であると、誰がどんな内容のメールを出したのか分からず、後回しにされてしまう恐れがあります。

また、メールの返信をする際に、「Re」の扱いに困ることがあるかもしれません。『Reは付けたまま返信する』ことが正しいです。Reを付けたままにしておくことで、返信メールであることがひと目でわかり、目に留まりやすくなります。

企業の採用担当者は、1日にたくさんのメールを処理しているので、件名で分かりやすく伝えると好印象を持たれますよ。

本文の基本的な構成

次に、本文の基本的な構成について説明します。

本文は、「宛先・挨拶・内容・締め・署名」の順に構成されています。

本文の構成

【宛先】〇〇株式会社 〜〜(先方の名前)様

【挨拶】いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

【内容】この度は、〜〜の件でメールを差し上げました。

【締め】お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

【署名】〜〜(自分の名前)

以上のような構成になっています。

それぞれ解説していきます。

【注意点1】宛先

宛先の注意点は以下の通りです。

宛先の注意点

・順序は「社名、部署名、担当者名」

・社名は、正式名称で記載する。

・もし、部署名と担当者名が分からない場合は、「〇〇株式会社 担当者様」と記載しましょう。

【注意点2】挨拶

書き出しは、「いつもお世話になっております。」と記載しましょう。

また、メールが初回の場合は、「お世話になります。〜〜(自分の名前)と申します。」と書きましょう。

そして、転職活動中は、現職の社名は記載する必要はありません。

選考途中の場合は、「貴社の中途採用に応募しました。〜〜です。」のように、選考フローに合わせて、挨拶を使い分けると良いでしょう。

【注意点3】内容

内容で注意するべきポイントは、以下の通りです。

内容の注意点

・改行や段落分けを利用し、読みやすい文章にする

・謙虚で嫌味のない言い回しにする

・長すぎず、簡潔に伝える。

内容の詳細については、ケース別例文で紹介します。

【注意点4】締め

締めでは、「相手が忙しい中、対応してくれたことに感謝をする内容」を記載しましょう。

フォーマットでも使いましたが、「お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。」でOKです。

【注意点5】署名

署名では、「自分の名前」だけでなく、「電話番号やメールアドレス」なども記載しましょう。また、転職活動中は、現職の社名を記載する必要はありません。

ケース別メール例文|転職メールの返信に役立てよう

転職活動中は、様々なケースでメールを返信することになります。

ケース別にメール例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程調整をするケース(担当者から候補日を提示されたパターン)

担当者から面接の候補日を提示されたときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。貴社の中途採用に応募しました〜〜(自分の名前)です。

面接の時間調整をしていただき、誠にありがとうございます。
下記の日程に伺わせていただきます。

〜月〜日(〜) ○時〜○時

お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

選んだ日程と提示された候補日に差異がないことを確認しましょう。

面接の日程調整をするケース(候補日をこちらから提示するパターン)

候補日をこちらから提示するときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。貴社の中途採用に応募しました〜〜(自分の名前)です。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日を提示させていただきます。
下記の日程であれば、伺うことができますので、ご調整いただけると幸いです。

【1】〜月〜日(〜) ○時〜○時
【2】〜月〜日(〜) ○時〜○時
【3】〜月〜日(〜) ○時〜○時

お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

候補日は少なくても、3つは提示しましょう。1つや2つでは相手が調整できない場合があり、メールのやり取りが2度手間になってしまいます。

面接日程を変更するケース

次に、面接日程を変更する時に、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

この度は、面接日程を変更して頂きたく、ご連絡差し上げました。
〜月〜日〜時に面接を予約したおりましたが、貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほど電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在でしたので、メールにてご連絡させて頂きました。

勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程で再調整して頂けないでしょうか。

【1】〜月〜日(〜) ○時〜○時
【2】〜月〜日(〜) ○時〜○時
【3】〜月〜日(〜) ○時〜○時

後ほど再度電話させて頂きます。

お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

日程変更をした理由については、詳しく書く必要がありません。

また、面接日程の変更は、できる限り電話で連絡しましょう。もし、電話で連絡がつかない場合は、メールで日程変更の旨を伝えましょう。

面接後にお礼メールを送るケース

面接後にお礼したい時に、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

本日はお忙しい中、面接をして頂き、誠にありがとうございます。
〜〜様のお話を伺い、貴社についての理解が深まったことで、貴社で働きたいと言う気持ちが強くなりました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

お礼のメールは、面接終了後すぐに送ることをお勧めします。

また、面接で話した内容を詳しく書くことで、採用担当者に良い印象を残せます。

メールで応募書類を添付して提出するケース

メールで応募書類を添付して提出するときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

ご依頼いただきました職務経歴書と履歴書をお送りいたします。
恐縮ですが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

添付ファイル:〜〜〜.docx

お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

添付ファイル名は、「自分の名前」と「職務経歴書・履歴書」がわかるようにする

また、メールを送る前に、ちゃんと添付されていることを確認しましょう。

面接を辞退するケース

面接を辞退するときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

貴重な時間を割いて頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈りしております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

辞退した理由を詳しく書く必要はありません。

また、辞退することを決めたら、なるべく早く辞退メールを送りましょう。

面接結果が遅いため、問い合わせをするケース

面接結果が遅いときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。○月○日○時に面接して頂きました、〜〜(自分の名前)と申します。

先日は、お忙しい中、面接の時間を賜りまして、誠にありがとうございます。

この度は、面接結果をいつ頃お知らせいただけるのか教えて頂きたく、ご連絡差し上げました。
目安だけでも教えていただけると幸いです。

お忙しい中、恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

問い合わせメールを送る前に、本当に面接結果が届いていないか確認しましょう。

内定を承諾するケース

内定を承諾するときに、返信するメール例文を紹介します。

〇〇株式会社
〜〜(先方の名前)様

いつもお世話になっております。〜〜(自分の名前)です。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
謹んでお受けさせて頂きます。

これまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう精進いたします。

引き続き、よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〜〜(自分の名前)
電話:080ー〜〜〜〜ー〜〜〜〜
メールアドレス:abcdefg@gmail.com
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

内定承諾メールも早めに送ることをお勧めします。遅すぎると、内定辞退とみなされることもあるので、注意してください。

転職メールでのNGポイント

最後に、採用担当者に悪い印象を与えてしまうNGポイントについて説明していきます。

転職メールでのNGポイント

・現職のメールアドレスを使用する

・色文字や太文字を使用している

・全く改行や段落分けがされていない

・正しい敬語が使われていない

それぞれ説明いたします。

現職のメールアドレスを使用する

転職活動をする際には、現職のメールアドレスを使用しないでください。

なぜなら、上司や会社に転職活動をバレてしまうリスクがあるからです。社内メールはセキュリティ上、メール内容を情報システム部などが管理している会社があります。

また、スマホのキャリアアドレス(@docomoや@i.softbank)もお勧めしません。添付ファイルや文字数に制限があるため、使用しない方が良いでしょう。

転職活動では、フリーアドレスを使用することをお勧めしています。

スマホやPCでも確認可能です。また、転職用に作成すれば、転職に関するメールが他のメールに紛れることも少ないです。

色文字や太文字を使用している

色文字や太文字を使用することで、重要なもじが強調できるという効果がありますが、転職メールでは逆効果です。

転職メールで色文字や太文字を使用していると、「ビジネスマナーが身についていない」と判断される恐れがあります。

転職メールでは、シンプルな書式を使用しましょう。

全く改行や段落分けがされていない

全く改行や段落分けがされていないと、読みにくい文章になってしまうため、採用担当者にネガティブな印象を与えてしまいます。

そのため、「改行は、基本的に1文ごとに、長い文章でも25文字前後」、「段落分けは内容が変わるとき」に行いましょう。

正しい敬語が使われていない

基本的なことですが、正しい敬語を使っていないと、採用担当者に悪い印象を与えます。

使う頻度が高く、間違いやすい敬語を紹介します。

間違いやすい敬語

×:了解しました
○:承知いたしました

×:御社(話し言葉)
○:貴社(書き言葉)

×:見ました
○:拝見いたしました

メールを送る前に、以上のことを確認してみてください。

転職メールの返信マナーで差をつけよう

転職活動では軽視されがちですが、採用担当者は返信マナーがちゃんとしているかを評価しています。

もちろん、面接や職務経歴よりは、ウェイトは低いですが、油断していると痛い目に遭います。

また、同じ企業を応募しているライバルもあまり返信マナーまで気が回っていないことが多いです。

そのため、転職メールの返信マナーでライバルと差をつけることができます。

転職メールを送る際は、是非この記事を参考にしてみてください。


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・『マイナビエージェント』:第二新卒や20代向け
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転職エージェントの特徴や選ぶときのポイントが知りたい方は、以下の記事に記載しています。
>>転職エージェントおすすめ10選【転職成功者が解説】

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